Spesen in der Schweiz: Alles zur Spesenabrechnung

Ja die Spesen, ein mühsames Thema, das man am liebsten immer auf die Seite schieben würde. Doch es ist wichtig, Missverständnisse zu vermeiden und alle Ausgaben korrekt zu erfassen, damit sie erstattet werden können. Hier erfährst du, was man alles beachten muss.

Was sind Spesen?

Als Spesen werden in der Schweiz „Auslagen definiert, die Mitarbeitenden während ihrer Tätigkeit am Amtssitz oder auf Dienstreisen entstehen" (§ 64 Abs. 1 VVO). Das sind vom Arbeitgeber ausgerichtete Entschädigungen für Auslagen, die der Arbeitnehmer während seiner dienstlichen Tätigkeit gemacht hat. Diese Auslagen könnten z.B. auf einer Geschäftsreise eines Arbeitnehmers getätigt worden sein, wenn er sich beispielsweise während der Geschäftsreise verpflegen oder allenfalls in einem Hotel übernachten musste.

Selbständig erwerbende können diese Kosten den Steuern als Ausgaben angeben. Arbeitnehmer erhalten die Spesen als Auslagenersatz steuerfrei vom Arbeitgeber zurück.

 

Verschiedene Arten von Spesen

In der Schweiz gibt es verschiedene Arten von Spesen, die du erfassen kannst.

  • Reisekosten

  • Transportkosten

  • Verpflegungskosten

  • Zusätzlich Kosten, die zur Reise gehören

     

Gesetzliche Regelungen

Die Spesenabrechnung ist im OR Art. 327a Abs. 1 geregelt. Der Artikel besagt, dass der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer alle Aufwendungen ersetzen muss, die dieser im Interesse des Arbeitgebers getätigt hat.

Pauschalspesen sind dabei nochmals speziell im OR Art 327a Abs. 2 geregelt. Bei den Pauschalspesen wird nicht jede einzelne Quittung abgerechnet. Der Arbeitnehmer erhält einen Pauschalbetrag für seine Auslagen. Grundsätzlich zählen Verpflegungs-, Kilometer-, Übernachtungs- und Transportkosten zu den Pauschalspesen. Pauschale Spesenvergütungen sollten in etwa den tatsächlichen Ausgaben entsprechen.

Eine der bekanntesten Pauschalspesen ist z.B. die Kilometerpauschale, bei der für jeden gefahrenen Kilometer ein festgelegter Betrag erstattet wird.

Ein Mann fährt ein Auto bei Sonnenuntergang. Man sieht seine Hand am Lenkrad, er trägt eine Uhr. Das Armaturenbrett und die Bedienelemente des Autos sind ebenfalls sichtbar.
Spesen können bei der geschäftlichen Benutzung des privaten Autos entstehen.

Was man beachten muss?

Belege aufbewahren: Damit du Spesen korrekt abrechnen kannst, musst du die entsprechenden Belege aufbewahren. Bewahre alle Quittungen auf, damit du sie im Falle einer Prüfung bereit hast. Dabei könnte dir Quitto hilfreich sein. Lade einfach diene Spesenbelege in unserer Web-Applikation hoch. Somit ist alles digital gesichert und du musst den Beleg nicht mehr physisch aufbewahren.

Trennung von Geschäfts- und Privatausgaben: Es ist wichtig, das Geschäfts und Privatausgaben strikt voneinander getrennt sind. Erfasse nur Ausgaben, die direkt mit deinem Geschäft in Verbindung stehen.

Tipp: Eröffne dafür bei deiner Bank ein separates Konto, das du nur für dein Geschäft nutzt. Somit hast du es einfacher, deine Ausgaben und Einnahmen zu verfolgen.

Spesenabrechnung erstellen

Das Unternehmen kann sich zwischen den Methoden «effektive Spesenabrechnung» oder «Pauschalspesenabrechnung» entscheiden.

Effektive Spesenabrechnung

Wie der Name schon sagt, wird bei der effektiven Spesenabrechnung effektiv jede Ausgabe abgerechnet. Dafür muss der Mitarbeiter jeder Beleg aufbewahren und bis zum Ende des Monates ein Spesenformular ausfüllen, damit er die Auslagen zusammen mit dem Lohn erhält. Fallen die Ausgaben im Ausland an, müssen zusätzlich die Währung und der Wechselkurs angegeben werden, da die Spesenbelege stets in CHF verbucht werden müssen.

Diese Inhalte sollte das Spesenformular haben.

• Datum

• Personaldaten (Name, Adresse, PLZ, IBAN des Mitarbeiters)

• Betreff (Grund für die anfallenden Spesen)

• Betrag (Wert in CHF)

• Währungskurs und Währung, falls die Rechnung nicht in CHF beglichen wurde

• KM-Zahl, falls das private Fahrzeug genutzt wurde

• MWST-Code

Pauschalspesenabrechnung

Anders als bei der effektiven Spesenabrechnung wird hier nicht nach Quittung separat abgerechnet, sondern der Mitarbeiter erhält einen pauschalen monatlichen Spesenbetrag mit seinem Lohn. Die könnten z.B. Mobilabonnement Spesen sein, die einem Mitarbeiter monatlich gezahlt werden, dieser aber selbst auswählen kann, welchen Mobilfunkanbieter er benutzen möchte.

Der Vorteil in dieser Methode liegt für das Unternehmen darin, dass sich der administrative Aufwand stark verringert.

Falls man sich als Unternehmen dazu entscheidet eine Pauschalspesenabrechnung zu tätigen, ist es ratsam das Spesenreglement von der Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. Pauschalspesen müssen dann im Lohnausweis betragsmässig ausgewiesen werden.

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